Confidentialité
et cookies

1. Responsable et contact

Le responsable est Van Guard Systems, entreprise individuelle, Avenue des Bergières 10, c/o Impact Hub Geneva-Lausanne SA, 1004 Lausanne, Suisse, IDE CHE-408.509.568. Toute demande relative aux données personnelles peut être envoyée à contact@souffl.io.

2. Données, finalités et bases

Les retours envoyés depuis le formulaire bêta sont conservés dans une base privée pour comprendre les problèmes signalés, suivre leur traitement et améliorer Souffl. Le produit, la version et l’environnement renseignés aident à reproduire un problème. L’adresse e-mail et le nom restent facultatifs, sont conservés séparément et servent uniquement au suivi du retour. L’accès est réservé aux personnes et outils autorisés de l’équipe Souffl. N’ajoutez aucun enregistrement, transcription, donnée client ou secret dans ce formulaire.

Souffl ne vend pas les données, ne les utilise pas pour entraîner ses propres modèles et ne prend aucune décision produisant un effet juridique sur une personne. Les suggestions automatisées restent soumises au jugement de l’utilisateur.

E-mails de nouveautés et offres

À la création du compte, une case facultative, décochée par défaut, vous permet de recevoir les nouveautés et les offres de Souffl par e-mail. Votre choix, sa date, le texte accepté et sa version sont enregistrés pour garder une preuve de cet accord. La liste de diffusion ne retient que les adresses confirmées dont l’accord est actif.

Vous pouvez retirer cet accord depuis la rubrique Compte ou le lien de désinscription des communications commerciales, sans effet sur votre accès gratuit ou payant. Les e-mails nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du compte restent séparés. Après un retrait, l’historique du choix reste conservé avec le compte pour justifier les envois antérieurs et le retrait ; il est supprimé à la suppression du compte.

3. Rôles et conversations

Van Guard Systems agit comme responsable pour les comptes, la sécurité, la relation commerciale et la facturation. Pour les données de prospects, clients, documents et conversations traitées pour le compte d’une entreprise utilisatrice, cette entreprise détermine les finalités et Van Guard Systems agit en principe comme sous-traitant. Un accord de traitement des données peut être demandé à l’adresse de contact.

L’utilisateur doit informer les participants avant tout enregistrement ou transcription et obtenir le consentement ou disposer d’une autre base valable. La transcription mot à mot est optionnelle ; le brief est la sortie conservée par défaut.

4. Prestataires, hébergement et transferts

Souffl s’appuie actuellement sur les catégories de prestataires suivantes :

• Supabase pour la base, l’authentification, le stockage et les fonctions serveur ; les données produit persistantes principales sont hébergées en Irlande, dans l’Union européenne.
• Cloudflare pour la diffusion du site, la sécurité, l’anti-robot et, une fois activé, le formulaire de contact.
• Mistral AI, entreprise française, pour la transcription audio en direct, les traitements d’intelligence artificielle et les représentations vectorielles nécessaires au service.
• Google Workspace pour la réception et la conservation des échanges envoyés à contact@souffl.io.
• Stripe pour la souscription, la facturation, les taxes et le décompte des dépassements d’usage, et Calendly uniquement si l’utilisateur ouvre volontairement un module de réservation.

Le contenu produit persistant est stocké en Irlande, dans l’Union européenne. Les traitements de texte et les représentations vectorielles utilisent l’endpoint régional UE–AELE de Mistral. La transcription en direct utilise l’endpoint mondial Mistral, qui ne garantit pas une zone géographique de traitement. Aucun autre fournisseur d’intelligence artificielle ne reçoit l’audio ou les contenus traités par Souffl. Certains prestataires, notamment Cloudflare, Stripe, Google Workspace et les plans de contrôle ou de facturation des fournisseurs, peuvent traiter des données de compte, de sécurité, de paiement ou de télémétrie hors de Suisse et de l’Espace économique européen. Ces transferts reposent, selon le cas, sur une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types et les accords de traitement conclus avec les prestataires.

5. Durées de conservation

• Données de compte et d’organisation : pendant la relation, puis le temps nécessaire à la clôture et aux obligations légales.
• Fiches et documents : jusqu’à leur suppression par l’utilisateur ou à la fin du service.
• Historique des nouveaux comptes gratuits : comptes rendus, transcripts cloud et signaux associés expirent 7 jours après l’appel, puis sont supprimés lors du nettoyage horaire. Pro conserve les comptes rendus encore disponibles au moment de la souscription. Après la fin de Pro, un délai de 7 jours permet de récupérer l’historique. Les anciens comptes ne sont pas modifiés rétroactivement.
• Transcription mot à mot cloud : uniquement après activation explicite ; chiffrée, avec une conservation maximale de 30 jours et limitée à l’échéance de l’historique en gratuit.
• Audio en direct : transmis pour la transcription et non conservé durablement par Souffl.
• Demandes commerciales : jusqu’à 24 mois après le dernier échange utile.
• Journaux techniques et de sécurité : pendant la durée strictement nécessaire au diagnostic et à la prévention des abus.
• Pièces comptables et factures : jusqu’à dix ans lorsque la loi suisse l’exige.

Des copies résiduelles peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes sécurisées. Les délais propres aux prestataires s’appliquent également dans les limites de leurs contrats et obligations légales.

6. Droits des personnes

Selon le droit applicable, toute personne peut demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la remise de ses données dans un format courant. Lorsque le traitement repose sur un consentement, celui-ci peut être retiré pour l’avenir. Une preuve d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable.

Les demandes sont adressées à contact@souffl.io. Une réclamation peut être déposée auprès du PFPDT en Suisse ou, lorsque le RGPD s’applique, auprès de l’autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL en France.

7. Cookies, stockage local et services tiers

Souffl n’installe pas de cookie publicitaire. Le site vitrine fonctionne sans traceur non essentiel. Cloudflare Turnstile n’est chargé que lorsque le formulaire protégé est actif ; Calendly n’est chargé qu’après un clic explicite et peut alors utiliser ses propres cookies nécessaires. Cloudflare Web Analytics, s’il est activé, est utilisé sans cookie publicitaire.

L’application utilise le stockage du navigateur nécessaire à la session, à l’organisation active et à certains choix fonctionnels. Ces éléments ne servent pas à établir un profil publicitaire. Si un outil non essentiel nécessitant un consentement préalable est ajouté, le mécanisme de consentement et cette politique seront mis à jour avant son activation.

8. Extension Chrome et données utilisateur

L’extension Souffl ne commence jamais une capture automatiquement : l’utilisateur clique sur « Démarrer » et confirme avoir informé les participants. Elle utilise l’audio de l’onglet d’appel et, seulement si l’utilisateur l’autorise dans Chrome, son microphone, afin de produire une transcription et des suggestions en direct. Elle ne lit ni l’historique de navigation, ni le contenu des pages, ni les URL des onglets.

Les jetons de session, l’organisation active, les préférences de consentement et les choix fonctionnels sont conservés dans le stockage local de l’extension. L’audio est transmis en transit chiffré à Mistral AI pour la transcription temps réel ; les textes, briefs et contexte demandés sont transmis aux services Souffl hébergés chez Supabase selon les finalités décrites ci-dessus. Le téléchargement d’un transcript est déclenché uniquement par une action explicite de l’utilisateur.

Souffl utilise les données utilisateur reçues via l’extension Chrome conformément à la Chrome Web Store User Data Policy, y compris aux exigences de Limited Use. Ces données sont limitées à la fourniture, la sécurisation et l’amélioration du copilote d’appel décrit dans la fiche Store ; elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité ciblée, ni transférées à des courtiers de données.

9. Sécurité, changements et contact

Souffl applique des mesures de minimisation, chiffrement en transit, contrôle d’accès et isolation par organisation. Aucun service en ligne ne peut garantir un risque nul. Une évolution substantielle de cette politique sera signalée dans l’application ou par e-mail lorsque cela est nécessaire. La date figurant en haut indique la dernière mise à jour.